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供應商詢報價通知自動化
採購發出詢價後自動通知供應商並追蹤回覆狀態，減少漏件與重複追催。
建置週期：2 週
0 件
每月漏件數
從每月 5～8 件降至 0，2024Q4
100%
詢價均有追蹤
系統自動記錄，不依賴人工
導入前的困境
採購人員發出詢價後，需要手動記錄每張詢價單的狀態，並定期以電話或 Email 催促尚未回覆的供應商。流程依賴個人記憶，每月平均有 5～8 件因追蹤不及時而延誤。
Before / After 對比
指標
導入前
導入後
每月漏件數
5～8 件
0 件
追蹤方式
人工電話/Email
系統自動催促
狀態掌握
靠個人記憶
即時彙整報告
採購人員負擔
每天需手動追蹤
僅處理例外狀況
我們怎麼做
在採購系統發出詢價的同時，自動觸發通知給供應商並建立追蹤記錄。系統每天定時掃描未回覆的詢價單，超過期限自動發出催促通知，並將所有回覆狀態彙整成每日摘要報告給採購主管。
自動化流程
1
採購發出詢價
詢價動作觸發自動化流程
2
自動通知供應商
發送 Email 含詢價內容與截止日
3
定時掃描狀態
每天確認哪些詢價尚未回覆
4
逾期自動催促
超過期限發出提醒通知
5
彙整每日報告
所有狀態每日推送給採購主管
使用工具
n8nEmailGoogle Sheets
佐證備註：採購人員確認漏件從每月 5-8 件降至 0 件（2024Q4）